Controle de estoque de veículos: guia para sair da planilha

O que é controle de estoque de veículos, na prática?

Controle de estoque de veículos é saber, a qualquer momento, quais carros a loja tem, quanto cada um custou de verdade, há quantos dias está no pátio, em que etapa está e o que falta para vender. Se uma dessas respostas depende de perguntar para alguém ou abrir três arquivos, o controle ainda não existe.

Numa revenda, o estoque é onde está quase todo o dinheiro da empresa. Um carro de entrada comprado na troca, um SUV que veio de repasse e um consignado parado na vaga da frente representam capital, risco documental e trabalho da equipe. Este guia mostra como montar esse controle passo a passo, com ou sem sistema, e em que momento a planilha deixa de dar conta.

Se você quer ver como isso funciona dentro de um sistema, a página de controle de estoque de veículos da KAVO mostra a ficha por placa, os custos e os dias de pátio na mesma tela.

Como cadastrar um veículo no estoque do jeito certo?

O cadastro começa pela placa e acontece no dia em que o carro entra, não quando alguém vai anunciar. A placa é a chave que liga tudo: custo, documentos, fotos, anúncio, venda e nota. Cadastrar depois, de memória, é a origem da maioria dos erros de margem.

Ao abrir a ficha, preencha o que identifica o carro sem ambiguidade e o que vai pesar na venda. Versão errada no cadastro vira anúncio errado, cliente frustrado na visita e referência de preço furada.

• Identificação: placa, chassi, Renavam, marca, modelo, versão exata, ano de fabricação e modelo, cor, combustível e câmbio.
• Estado: quilometragem na entrada, condição de pneus, pintura e interior, chaves e manual, itens que faltam.
• Origem: compra de particular, troca na venda, repasse de outro lojista, leilão ou consignação, com o nome de quem vendeu.
• Entrada: data, quem recebeu o carro e o termo de recebimento assinado, com as condições registradas.
• Referência de mercado: valor FIPE da versão no dia da entrada, para comparar depois com o preço praticado.

Como calcular o custo real de cada carro?

O custo real é o valor de compra somado a tudo que a loja gastou para deixar o carro pronto e vendido. Compra, preparação, despachante, transporte e comissão entram na conta. Sem isso, a margem que aparece no anúncio é ilusão.

O erro mais comum é registrar só o valor pago ao vendedor. A funilaria paga em dinheiro, o par de pneus, a higienização, o guincho do leilão e a taxa do despachante ficam espalhados no caixa ou em conversas de WhatsApp. Quando o carro vende, a loja comemora um lucro que não existiu.

A regra é simples: todo gasto é lançado na ficha do carro no dia em que acontece, com valor, data, fornecedor e comprovante. Gasto que não é do carro, como aluguel e salário fixo, vai para despesas da loja, não para o veículo.

Por que contar os dias de pátio de cada veículo?

Dias de pátio são o número de dias desde a entrada do carro até hoje. É o indicador que mais cedo avisa que algo está errado com o preço, o anúncio ou a compra. Carro novo no estoque pede paciência; carro antigo pede decisão.

Conte a partir da data de entrada física, não da data do anúncio. Um carro que passou 20 dias na oficina antes de ser anunciado já consumiu 20 dias de capital. Separar esses dois números ajuda a ver se o gargalo é a preparação ou a venda.

Agrupe o estoque em faixas, por exemplo até 30 dias, de 31 a 60, de 61 a 90 e acima de 90. As faixas certas dependem do perfil da sua loja; o que importa é olhar sempre do mesmo jeito. O artigo sobre como reduzir o tempo parado no estoque mostra uma política de ação para cada faixa.

Quais status usar para acompanhar o estoque?

Status é a etapa em que o carro está. Com poucos status bem definidos, qualquer pessoa da loja responde em segundos se o carro pode ser mostrado, anunciado ou vendido. Status demais vira confusão; status de menos esconde gargalo.

Uma sequência que funciona para a maioria das revendas:

1. Em avaliação: carro oferecido, ainda não comprado. Ajuda a não perder o histórico de propostas.
2. Em preparação: comprado e na oficina, estética ou despachante. Cada serviço vira tarefa com responsável e prazo.
3. Disponível: pronto, fotografado e anunciado. É o estoque que gera venda.
4. Reservado: com sinal ou ficha de financiamento em análise. Sai dos anúncios para não gerar lead frustrado.
5. Vendido: negócio fechado, aguardando documentação e entrega.
6. Entregue: saiu da loja, com documentos e nota de saída concluídos.

Como organizar documentos e fotos por veículo?

Documento e foto pertencem à ficha do carro, não à pasta do computador de alguém. Quando o cliente pede o laudo ou o banco pede o documento, a resposta deve sair em minutos, de qualquer celular da loja.

Guarde por veículo o documento, a nota ou o termo de compra, a ATPV-e quando for o caso, consultas de débitos e restrições, laudo de vistoria e notas de serviço. Desde a Resolução Contran nº 1.026, a entrada e a saída de cada veículo precisam ser registradas no RENAVE com NF-e compatível, o que torna essa organização uma obrigação, não um capricho. O guia do RENAVE para lojistas explica o que muda.

Para as fotos, defina um padrão fixo de ângulos e faça todas no mesmo lugar e na mesma luz. O guia prático de fotos de carro para anúncio traz a sequência completa. Carro sem foto não deve ficar como disponível.

Como fazer o inventário físico do pátio?

Inventário físico é conferir, carro a carro, se o que está no sistema está no pátio e vice-versa. Uma vez por mês é uma boa frequência para a maioria das lojas, e sempre que houver troca de gerente ou de pátio.

O inventário pega problemas que a rotina esconde: carro vendido que continua anunciado, consignado que o dono levou de volta, carro emprestado para test drive que não voltou para a vaga, chave perdida, quilometragem que subiu mais do que deveria.

1. Tire a lista de veículos com status diferente de entregue.
2. Percorra o pátio, as oficinas parceiras e o estacionamento externo conferindo placa, chave e quilometragem.
3. Marque divergências: carro na lista e fora do pátio, carro no pátio e fora da lista, quilometragem ou estado diferente.
4. Corrija o cadastro no mesmo dia e registre o motivo de cada correção.
5. Confira se os anúncios publicados batem com os carros disponíveis.

Quais indicadores de estoque o lojista deve acompanhar?

Três indicadores resolvem a maior parte das decisões: giro, idade média e custo do capital parado. Com eles você sabe se o estoque está andando, se está envelhecendo e quanto isso custa. O resto é detalhe.

Giro é a quantidade de carros vendidos no período dividida pelo estoque médio do mesmo período. Idade média é a soma dos dias de pátio de todos os carros dividida pelo número de carros. Ambos devem ser comparados com a própria loja ao longo dos meses, não com números de outras revendas.

Custo do capital parado é o quanto o dinheiro investido no carro deixa de render ou custa em juros enquanto ele não vende. A taxa que você usa na conta é a do seu capital de giro, ou o rendimento que teria com o dinheiro aplicado; a referência básica de juros do país é a Selic, publicada pelo Banco Central.

Exemplo: um carro com custo real de R$ 60.000 e um custo de capital suposto de 1,5% ao mês custa cerca de R$ 900 por mês parado, sem contar desvalorização. Se ele fica 90 dias no pátio, são cerca de R$ 2.700 que saem da margem. Por isso um desconto de R$ 1.500 no dia 30 às vezes dá mais lucro que segurar o preço até o dia 90.

Quando a planilha de estoque deixa de funcionar?

A planilha funciona enquanto uma pessoa só cuida de poucos carros. Ela quebra quando a loja cresce em carros, em pessoas ou em canais de venda, porque não guarda histórico, não controla quem altera o quê e não conversa com anúncio, financeiro e nota fiscal.

Os sinais costumam aparecer juntos:

• Duas versões do mesmo arquivo circulando, uma no computador e outra no grupo da equipe.
• Custo de preparação que só aparece no fechamento do mês, quando o carro já foi vendido.
• Preço alterado sem registro de quem mudou e por quê.
• Carro vendido que segue anunciado e gera lead para algo que não existe mais.
• Contador pedindo documentos de compra e venda que ninguém sabe onde estão.
• Vendedor que não consegue ver o status do carro no celular durante o atendimento.

Como a KAVO organiza o estoque da revenda?

Na KAVO, o estoque é aberto pela placa, com FIPE de referência, custo de aquisição e de preparação, dias de pátio, margem, documentos e fotos na ficha de cada veículo. A compra gera termo de recebimento e a preparação vira tarefas com responsável, para o carro não sumir na oficina.

O estoque conversa com o financeiro da loja, o que permite ver o resultado de cada carro vendido. Para entender como fechar essa conta do lado do caixa, veja o guia de gestão financeira para lojas de veículos.

Quem quer testar começa no modo gratuito, com estoque de até 6 veículos ativos e publicação no marketplace KAVO, pelo cadastro de lojista. Os demais módulos do sistema para loja de veículos liberam com o plano MAX. Se você está comparando valores, o artigo sobre quanto custa um sistema para loja de carros mostra os modelos de cobrança do mercado. Outros guias de rotina estão no tema gestão da loja.